Analisa anggaran usaha Anda Cara Mudah Menyusun dan Mengevaluasi Anggaran |
Nilai guna arsip
adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna
arsip ini merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen
berdasarkan nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna
arsip dibagi menjadi 2 (dua), yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Nilai
Guna Primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu
organisasi, antara lain:
a. Nilai
guna administratif, yaitu dokumen inaktif (baca juga: Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif) yang digunakan dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna
administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan organisasi, pernyataan visi
dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi. Dari sini
akan dapat diketahui perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang berguna
bagi pemakai di masa mendatang.
b. Nilai
guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk
keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan
tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti
penjualan dan pembelian, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi keuangan.
c. Nilai
guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan
hukum. Dokumen yang berkaitang dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi,
kontrak, bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyarataan hukum,
pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau dampak analisis lingkungan
merupakan bentuk dokumen yang ada karena nilai guna hukum.
d. Nilai
guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan
bisnis, melainkan karena kepentingan historis yang merekam sebuah peristiwa
yang bertautan dengan suatu kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan
pula dengan nilai dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal
menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh pahlawan nasional sering
kali memiliki nilai historis dengan tidak memandang isinya.
Nilai
Guna Sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip.
Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang ada didalamnya.
a. Nilai
guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan,
dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
b. Nilai
guna informasional, menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan
kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang
digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah,
dan sejenisnya. Contohnya, arsip toko buku berisi penjualan buku untuk seorang
pahlawan nasional. Disini informasi yang diutamakan menyangkut tokohnya dan
bukan tentang toko buku.
Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco.
2007. Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Tags
:
Manajemen
