Analisa anggaran usaha Anda Cara Mudah Menyusun dan Mengevaluasi Anggaran |
Berdasarkan penggunaannya,
dokumen dapat digolongkan sebagai dokumen aktif dan dokumen inaktif (Deserno
dan Kynaston, 2005).
Dokumen
aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu
minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih
bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan,
dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
Dokumen
inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi
aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai berkesinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai
dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan
yang sudah pension, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran
yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.
Dari penjelasan di atas, dokumen atau
arsip tidak hanya terbatas pada satu klasifikasi saja, namun dapat berubah
status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi
organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak
dalam arah yang sebaliknya. Misalnya, dokumen aktif akan berubah menjadi
inaktif jika semakin jarang dipakai dalam operasional perusahaan. Sebaliknya,
dokumen jangka panjang tidak akan mungkin beruah menjadi dokumen aktif lagi,
kecuali ada pemeriksaan atau hal yang lain.
Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Penerbit Erlangga
Deserno, I. dan Kynaston, D. 2005. A Records Management Program that Works for
Archives. The Information Management Journal. May/June. Hal. 60-63
Tags
:
Manajemen
