Analisa anggaran usaha Anda Cara Mudah Menyusun dan Mengevaluasi Anggaran |
Istilah sekretaris
merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries
atau dari bahasa Inggris, secretary
maupun dari bahasa Latin, secretum
yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa
menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.
Menurut kamus Webster (Sutarto, 1997), sekretaris adalah seorang pegawai yang
memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi
lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai
yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut Fowler (1970),
sekretaris adalah orang yang bekerja
pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan
informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat
atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan
dengan organisasinya.
Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya,
sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris
pribadi. (1) Sekretaris Organisasi
adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun
instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga
memiliki wewenang ikut serta dalam aktivitas manajemen organisasi yang
dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.
(2) Sekretaris Pribadi adalah
seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan
membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (1997), pada dasarnya
tugas sekretaris dibagi dalam lima bagian:
Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja
kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, menangani surat-surat masuk
dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan
surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu menerima dan
menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang
akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan
masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan
keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau
pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening
pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena
telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan
sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu mengurus rumah
tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta
pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada
relasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya
menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan
pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinan berhalangan
hadir.
Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco.
2007. Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Tags
:
Manajemen
