Analisa anggaran usaha Anda Cara Mudah Menyusun dan Mengevaluasi Anggaran |
Organisasi memerlukan
sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen
yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada,
apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk
keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan (Basuki, 2003):
Sistem
Hastawi (Manual)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan
dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum
masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup:
a. Pemakaian
buku agenda yang mencatat dikumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan
tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan.
Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien dikarenakan
sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
b. Pemakaian
kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam.
Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.
c. Pemakaian
kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang
pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen
tersebut akan diberi kertu, atau sulih (dummy)
yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan
kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
d. Pemakaian
sistem terotomasi yang mencakup kegiatan: (1) perekaman dokumen yang dipinjam
beserta catatan penggunanya, (2) penggunaan barcode
untuk melacak dokumen, (3) perekaman secara elektronik atas dokumen dapat
dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi, (4) dengan menggunakan
sensor, perekan dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode
lain yang kurang efisien, karema sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada
pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.
Sistem
Barcoding
Dengan memberikan tanda berupa garis
atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Berikut ini adalah contoh
sebuah sandi balok atau barcode.
Setiap lokasi atau berkas memperoleh
sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan
untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat
memeriksa setiap ruangan dengan portable
barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan
informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan
gerakan dokumen lebih actual
Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Penerbit Erlangga
Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama
Tags
:
Manajemen
